1. Wie zijn we?

SWIMMERS VZW
Zetel: Denderhoutembaan 161 – 9400 Ninove
E-mail: info@swimmers.be
Ondernemingsnummer: BE1001.924.282
Website: www.swimmers.be

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, trainers, bestuursleden en andere betrokkenen.

2.Welke gegevens verzamelen we?

Bij inschrijving of deelname aan onze activiteiten verzamelen we enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie van onze werking, waaronder:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit

  • Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres

  • Administratieve gegevens: lidnummer, betalingsinformatie, federatiegegevens

  • Gezondheidsverklaring: enkel de bevestiging dat je medisch geschikt bent om te zwemmen, vermelde beperking (geen medische dossiers)

  • Beeldmateriaal: foto’s of video’s genomen tijdens activiteiten of trainingen (zie punt 7)

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken je gegevens uitsluitend voor volgende doeleinden:

  • Beheer van het ledenbestand en communicatie met leden

  • Inschrijving en deelname aan trainingen, wedstrijden en evenementen

  • Doorsturing van verplichte gegevens aan Zwemfed voor verzekering (ARENA) en aansluiting

  • Beheer van vrijwilligers, trainers en medewerkers

  • Financiële administratie en facturatie

  • Naleving van wettelijke verplichtingen

  • Publicatie van sfeerbeelden ter promotie van onze clubactiviteiten

De gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden en niet verkocht aan derden.

4. Met wie delen wij gegevens?

Persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met:

  • Zwemfed: voor aansluiting en verzekering van leden

  • Verzekeringsmaatschappij ARENA: in geval van ongeval of schade

  • Overheden of gerechtelijke instanties: indien wettelijk verplicht

  • Externe IT-diensten of webhostingproviders: uitsluitend voor technisch beheer van onze website

Met al onze externe partners sluiten wij een verwerkersovereenkomst af conform de AVG.

5. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Gegevens van leden worden bewaard zolang je lid bent en tot maximaal 5 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is (bv. voor boekhouding of verzekering). Beeldmateriaal kan langer bewaard blijven in het historisch archief van de vereniging, tenzij je hiertegen bezwaar maakt (zie punt 8).

6. Beveiliging van gegevens

Wij nemen alle redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking. Toegang tot persoonsgegevens is enkel toegestaan aan personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie binnen de vereniging.

7. Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens trainingen, wedstrijden en activiteiten kunnen foto’s of video’s genomen worden waarop leden afgebeeld zijn. Door lid te worden, geef je toestemming voor het gebruik van dit beeldmateriaal op onze website, sociale media, nieuwsbrieven of drukwerk van de club.
Wie dit niet wenst, kan op elk moment bezwaar indienen via het contactformulier op onze website. Het gebruik van beeldmateriaal gebeurt steeds met respect voor de waardigheid en veiligheid van de leden en zonder commerciële doeleinden.

8. Jouw rechten

Volgens de AVG heb je recht op:

  • Inzage in de persoonsgegevens die we van jou bewaren

  • Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens

  • Verwijdering van je gegevens (“recht op vergetelheid”)

  • Beperking of bezwaar tegen de verwerking van je gegevens

  • Overdracht van je gegevens aan jezelf of een andere organisatie

Om één van deze rechten uit te oefenen, kan je contact opnemen via het contactformulier op onze website. We behandelen je verzoek binnen één maand.

9. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast om te voldoen aan nieuwe wettelijke vereisten of veranderingen binnen onze werking. De meest recente versie is steeds te raadplegen via onze website.

10. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op met het bestuur van SWIMMERS VZW via bestuur@swimmers.be. Indien je meent dat je klacht niet naar behoren werd behandeld, kan je terecht bij de gegevensbeschermingsautoriteit -> www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

SWIMMERS VZW
Samen sportief, veilig en met respect voor ieders privacy.